サービスを削減したあと、IT部門は何をすべきか――利用最適化とEAの役割

社内IT部門にとって、コスト削減は永遠のテーマだ。システムを減らせ、ライセンスを絞れ、共通サービスを統廃合せよ。そういう圧力は今後も続く。だが削減したあと、IT部門は本当に仕事を終えていいのか。私はそうは思わない。

IT部門のコスト削減が招く「見えないコスト増」

IT部門が共通サービスを廃止すると、何が起きるか。ユーザーは代替ツールを個別に探し始める。部門が独自にSaaSを契約し、管理されないまま使われる、いわゆる「野良SaaS」が社内に広がっていく。IT部門の予算は確かに下がる。だが会社全体で見たとき、コストは本当に下がっているか。

答えはほぼ「ノー」だ。

IT部門が一括管理していたからこそ、コスト削減策が打てた。その傘がなくなれば、野良SaaSが増え、ライセンス管理は崩壊し、セキュリティリスクは静かに膨らんでいく。削減したのはIT部門の予算であって、会社全体のコストではない。ここを混同したまま「削減完了」と言い切るのは、EA（エンタープライズアーキテクチャ）の観点から見て明らかに失敗だ。

システム廃止の「本当のコスト」を測れ

サービスを廃止するとき、IT部門はどれだけの影響を測定しているか。

何人が使っていたか。代替手段は何か。代替ツールを個別に使い始めた場合、会社全体のライセンスコストはどうなるか。エンゲージメントへの影響は。業務継続性への影響は。

こうした試算なしに「コストが高いから廃止」と判断するのは、部分最適の典型だ。特にDX推進の名のもとに作られた、効果が見えにくいシステムほど危ない。人件費だけで安く回っていたものが、廃止の俎上に載ることがある。数字として見えないからだ。

システムポートフォリオ管理の観点からも、廃止の判断は廃止後の世界を含めて評価しなければならない。それをやるのがEAの仕事だ。

SaaS利用審査プロセスが、利用最適化の入口になる

では、廃止後の野良SaaSをどう管理するか。答えはシンプルだ。

SaaSを利用するときに審査プロセスを入れる。それだけでいい。

「承認が面倒」「スピードが落ちる」という反発は必ず出る。だがこれは、手間ととるかセキュリティ担保ととるかの問題だ。情報管理・セキュリティの観点できちんと審査された仕組みがあることは、ユーザーにとっても安心材料になる。自分が使おうとしているSaaSが本当に大丈夫かどうか、確かめてくれる仕組みがあるということだ。

なお、審査を通さずに使い続けるケースへの対処もシンプルだ。「審査なしの利用はその部門の責任」という原則を明確にしておくだけでいい。IT部門が全責任を負う必要はない。

審査プロセスのもう一つの価値は、データが蓄積されることにある。

申請データの蓄積が「間接的な標準化」につながる

審査プロセスを回すと、申請データが溜まる。どのSaaSが多く申請されているか。どの部門が何を使いたがっているか。共通サービスが廃止されたあと、どんな申請が増えたか。

まずはこのデータを出すだけでいい。高度な分析は後からでいい。データがある状態とない状態では、次の打ち手がまったく違う。

申請が集中するSaaSは、事実上の「みんなが使いたいツール」だ。IT部門が推奨するわけでも、標準化を宣言するわけでもない。だがデータとして示すことで、自然に同じツールに収束していく。セキュリティリスクの分散も防げる。アプリケーションポートフォリオ管理の観点からも、管理できる単位にツールが絞られていく。

これが利用最適化の成熟した姿だ。最初は「申請を受け付けるだけ」でいい。データが溜まれば分析できる。分析できれば動向が読める。動向が読めれば、共通サービスへの取り込みや移行判断の根拠になる。段階を踏んで育てていく仕組みだ。